شاید تا کنون نامه های الکترونیکی متعددی را دریافت داشته اید که دارای مجموعه ای از حروف و اعداد در انتهای آنان می باشند. در اولین نگاه ممکن است اینگونه تصور گردد که اطلاعات فوق بی فایده بوده و شاید هم نشان دهنده بروز یک خطا در سیستم باشد! در حقیقت ما شاهد استفاده از امضای دیجیتال در یک نامه الکترونیکی می باشیم. به منظور ایجاد یک امضای دیجیتال از یک الگوریتم ریاضی به منظور ترکیب اطلاعات در یک کلید با اطلاعات پیام، استفاده می شود. ماحصل عملیات، تولید یک رشته مشتمل بر مجموعه ای از حروف و اعداد است.

یک امضای دیجیتال صرفاً به شما نخواهد گفت که «این شخص یک پیام را نوشته است» بلکه در بردارنده این مفهوم مهم است که: «این شخص این پیام را نوشته است».

کاغذ به عنوان حامل اطلاعات مهم جای خود را کم کم به دیگر راه های تبادل اطلاعات می دهد. در واقع کاغذ دارای معایبی از قبیل انتقال آهسته و پرهزینه اسناد می باشد. همچنین شیوه های ذخیره سازی اطلاعات نیز به سرعت در حال تغییر است و به جای بایگانی انبوه دسته های کاغذ از روش های الکترونیکی استفاده می شود. فناوری های جدید انتقال اطلاعات، مانند EDI و پست الکترونیک و استفاده از سیستم های مدیریت اسناد کامپیوتری نگارش، ارسال و ذخیره اطلاعات را ساده تر، سریع تر و حتی ایمن تر ساخته است.

به خاطر ساختار غیر فیزیکی واسطه (وسیله حامل داده)، روش های سنتی علامت گذاری فیزیکی واسطه توسط مهر یا امضا (برای مقاصد تجاری و حقوقی) غیر قابل استفاده می باشند. هنگام کار با اسناد الکترونیکی، باید علامتی برای تشخیص اصل بودن و سندیت بخشیدن به محتوای آن، به اطلاعات اضافه شود. بعضی شیوه های جدید تنها برای سندیت بخشیدن به یک موجودیت جهت مجوزدهی به دسترسی، استفاده می شوند؛ برای مثال نباید یک سیستم تشخیص هویت انگشت نگاری کامپیوتری، یک امضای دستی اسکن شده یا وارد کردن اسم شخص در انتهای یک E-mail را به عنوان یک جایگزین معتبر برای امضاهای دستی پذیرفته زیرا همه عملکردهای یک امضای دستی را نخواهد داشت.

با امضا کردن در پای یک نوشته، امضا کننده هویت خود را به عنوان نویسنده مشخص می کند، جامعیت سند را تأیید نموده و بیان می دارد که به محتویات آن متعهد و پایبند می باشد.